Cand hotarasti organizarea unei conferinte, unul dintre cele mai importante aspecte de care trebuie tinut cont este promovarea si alegerea canalelor media adecvate. In functie de tipul conferintei pe care vrei sa o organizezi trebuie sa ai in vedere mai multe aspecte intre care: invitatii, numarul de participanti, locatia, logistica necesara, materiale de prezentare.
Odata cu dezvoltarea mediului de afaceri din Romania, ca o consecinta directa a aparut si cererea pentru organizarea de conferinte de afaceri de tip "open", seminarii, workshop-uri, simpozioane.
Cristian Gireada, fondatorul companiei de organizare de evenimente Bestevent, spune ca ii solicita clientului mai multe date in momentul in care acesta doreste sa organizeze o conferinta. "Ii cerem sa ne comunice care este scopul evenimentului, ce se vrea prin acest eveniment, numarul de persoane, durata, echipamentele tehnice pe care le doreste, translator (daca este cazul), daca doreste mancare sau nu, hostesse, eventual materiale promotionale, mape de prezentare", spune el.
Cea mai scumpa conferinta pe care compania Bestevent a organizat-o pana in prezent a costat 11.000 de euro si a avut in sala un numar de 220 de invitati. "A fost o conferinta care s-a desfasurat pe parcursul unei zile. Clientul ne-a solicitat mape de prezentare, CD-uri personalizate cu discursurile speakerilor, doua ecrane video, pupitru de prezentare, traducator, decoratiuni pentru sala si doua mese asigurate pe durata conferintei", spune Cristi Gireada.
El spune ca un translator inchiriat pe parcursul unei zile percepe circa 200 de euro. Cea mai ieftina conferinta organizata a avut 30 de invitati si a costat 2.000 de euro, desfasurandu-se pe o perioada de cateva ore. In medie, compania organizeaza 100 de conferinte pe an.
Nicolae Nica, managing partner al firmei Leron care se ocupa de organizarea
