Şedinţele pot fi eficiente dacă sunt luaţi în considerare anumiţi factori: scopul lor, durata şi numărul de participanţi. Unii manageri spun că nu există şedinţa perfectă. Trainerii de resurse umane îi contrazic însă. Dacă ştii ce vrei, obţii cu siguranţă rezultatul dorit. În mai puţin timp şi cu mai puţin efort.

George M. (30 de ani), manager într-o multinaţională din Bucureşti, participă la două-trei şedinţe pe săptămână, dar a avut o perioadă când mergea la două-trei pe zi. Durata lor este variabilă, de la 30-60 de minute la 3-4 ore, în funcţie de agendă şi de probleme. „Doar 25-30% din cele la care particip sunt într-adevăr eficiente", spune George. „De obicei, cu cât o şedinţă e mai bine pregatită şi oamenii ştiu problema, cu atât durează mai puţin şi deciziile sunt mai rapide", adaugă el.

„Vorbăria" plictiseşte

George crede că, de obicei, faci progrese doar în 25-30% din durata totală a întâlnirii. Şedinţele ratate, spune el, sunt de regulă cele în care „doar ţi se prezintă ceva", cum ar fi un document lung în PowerPoint, în timp ce o persoană vorbeşte „până te «omoară» de plictiseală". „Era mai bine dacă trimitea PowerPointul şi ne întâlneam câteva zile mai târziu, pentru a discuta ce impact are".

Pentru George, o şedinţă eficientă înseamnă o agendă trimisă cu suficient timp în avans pentru ca lumea să se pregătească. Este nevoie şi de participanţi competenţi şi cu putere de decizie care să poată găsi soluţii. Specialiştii în resurse umane Marian Rujoiu, trainer şi manager la Extreme Training, şi Rudolf Fedorovici, consultant al companiei Advice Human Resources, compun pentru manageri ABC-ul şedinţei perfecte.

A - Care este scopul şedinţei?

Şedinţele sunt acele momente în care şeful urlă disperat, colegul citeşte cu un ton plat un raport, doi colegi îşi dau SMS-uri unul altuia, complet rupţi de ceea ce se discută. Se ţin peri