Primăria Municipiului Arad va începe arhivarea tuturor documentelor aparţinând Direcţiei Venituri, precum şi a dosarelor cu privire la actele de identitate şi a altor documente create în cadrul Serviciului Public de Evidenţa Persoanei Arad.
Arhivarea este necesară din cauza volumului mare de dosare fiscale ale persoanelor juridice pentru clădiri, terenuri şi mijloace de transport, a numărului mare de dosare deteriorate. Astfel, a fost demarată procedura de achiziţie publică a serviciilor de arhivare a unui număr de aproximativ de 20.000 dosare şi reorganizare a fondului arhivistic al Primăriei Municipiului Arad, Direcţiei Venituri şi Serviciului Public de Evidenţă a Persoanelor.
Serviciile se vor presta la sediul Direcţiei Venituri Arad din strada Mucius Scaevola şi sediul Serviciului Public de Evidenţă a Persoanelor Arad din Calea Aurel Vlaicu. În prima fază, se doreşte constituirea, copertarea, legarea, inscripţionarea şi sigilarea dosarelor. „Documentele se aranjează în ordine cronologică, se îndepărtează capsele şi agrafele şi se îndosariază în dosare plic/mape carton. Dosarele nu vor avea mai mult de 250-300 file, iar dimensiunea cotorului nu va fi mai mare de doi-trei cm. Inscripţionarea dosarului se va face atât pe cotor, cât şi pe copertă. Unde este necesară numerotarea filelor, se va efectua şi această operaţiune”, se arată în caietul de sarcini.
După aceste operaţiuni urmează aranjarea documentelor în dosare plic/mape carton, pe raft şi în cutii de arhivare, şi etichetarea rafturilor şi a cutiilor. Etichetele vor fi din hârtie specială autoadezivă şi tipărite.
Clasificarea şi evidenţa unităţilor arhivistice se va face în ordine cronologică pe departamente. Pe parcursul derulării serviciilor, evidenţa documentelor arhivate se va ţine şi electronic, pe calculatorul prestatorului, urmând ca la finele fiecărei luni acesta să prede
