Numerotarea formularelor financiar-contabile se face prin decizia scrisă a fiecărui operator economic. Această decizie se face la începutul anului, este întocmită de departamentul financiar-contabil şi este aprobată de administrator. Fiecare firmă are procedurile sale interne de numerotare şi înseriere a documentelor pentru fiecare exerciţiu financiar în parte. Se va ţine cont de structura oraganizatorică a întreprinderii: puncte de lucru, gestiuni, sucursale, filială etc. Persoanele care răspund de organizarea şi ţinerea contabilităţii desemnează, prin decizie internă scrisă, persoanele care au atribuţii privind alocarea şi gestionarea documentelor contabile. Decizia privind numerotarea documentelor va conţine toate tipurile de documente care se întocmesc şi numerotează din cadrul entităţii şi va conţine numărul sau seria de la care se emite primul document. Documentele justificative cu regim special se înscriu în fişa de magazie a formularelor cu regim special. Această fişă serveşte ca document de intrare şi ieşire a stocurilor de documente, ţine evidenţa documentelor anulate, ajută la stabilirea grupelor de numere şi serii şi pe baza ei se face inventarul documentelor justificative. Se întocmeşte în câte un exemplar pentru fiecare tip de document în parte. Indiferent de tipul de document procedura de numerotare, înscriere în fişa de magazie a formularelor cu regim special, este aceeaşi. Toate documentele vor conţine serie şi număr după formatul acestuia. De asemenea, firmele pot să îşi creeze documente după necesităţile proprii dar trebuie să respecte conţinutul reglementat de normele legale.

Pentru documentele care circulă în formă electronică şi care conţin date privind operaţiile economice de vânzare-cumpărare, servicii prestate li se aplică regimul juridic din Legea 260/2007 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice. Fa