Abilităţi de bun comunicator, negociator, respectiv mediator sunt necesare unei persoane care reprezintă o instituţie şi este nevoită să interacţioneze cu jurnalişti. Mai mult, un purtător de cuvânt trebuie să aibă răbdare, dar şi să fie capabil să acţioneze eficient în situaţii de criză.
Purtătorul de cuvânt este „vocea" unei instituţii, astfel încât trebuie să fie o persoană credibilă şi să deţină calităţile unui bun comunicator. Mai mult, el trebuie să se asigure că mesajele pe care le transmite sunt direcţionate şi receptate corect. „Transmiterea informaţiilor trebuie să se facă sub semnul transparenţei, o altă abilitate a purtătorului de cuvânt, puternic încercată în cazul în care este vorba de o instituţie publică", precizează Eugen Tifin, purtător de cuvânt în cadrul Inspecţiei Muncii. „În plus, purtătorul de cuvânt trebuie să manifeste adaptabilitate, disponibilitate la dialog şi răbdare în relaţia cu mass-media. Dacă nativ sau prin instruire poate manifesta spontaneitate în relaţia cu presa, această calitate nu poate fi decât în beneficiul părţilor, iar reacţia rapidă ajută la înlăturarea comentariilor mai puţin pertinente sau a interpretărilor eronate", completează Tifin.
Nu în ultimul rând, reprezentantul unei organizaţii în faţa presei nu trebuie să uite cărui public i se adresează prin oferirea de informaţii. „Jurnaliştii sunt nişte profesionişti, cu care poartă un dialog, dar de cele mai multe ori scopul final este să se ajungă la un public larg care are nevoie de informaţii sau mesaj", explică Eugen Tifin.
„Ghid pentru jurnalişti"
Îndatoririle unui purtător de cuvânt sunt complexe, cu greu putând fi cuprinse în fişa postului, pentru că poate fi expus oricând unor situaţii neprevăzute şi nevoit să acţioneze în consecinţă. Totuşi, în mare, pot fi subliniate importante sarcini de lucru pe care le poate avea un purtător de cuvânt.